Todavía falta por hacer en administración de contenidos

23 Feb 2004 en Mobile


Intranets lánguidas y desactualizadas
Las intranets fueron creadas para facilitar el trabajo colaborativo, la integración cultural y el acceso a la información que cada persona de la organización necesita para la toma de sus respectivas decisiones. El final del 2003 encontró intranets mustias y desactualizadas, sin la información prometida y sin la operatividad mínima que se puede esperar de ellas.
Los sistemas de administración de contenidos o CMS (Content Management Systems) no son solamente editores de textos, imágenes y otros datos enriquecidos; ni tampoco se limitan a buscadores o acceso a la liquidación de haberes de los empleados, notificaciones de vacaciones o cosas por el estilo. Si alguien los ve así, está viendo otra película. Existen empresa que valoran y tienen claro el papel de una intranet y otras que no. Las que aprecian el valor de una intranet, también saben que si los contenidos no son confiables, la gente que trabaja en la organización no confiará en la intranet corporativa para realizar su trabajo.
Cuando se investigó la desconfianza de la gente de la empresa respecto a la intranet, se detectó que, en la mayoría de las compañías, la lentitud en la actualización de contenidos era la principal fuente de desaliento.
Lo que ocurre en muchos casos y sin por ello generalizar, son dos hechos. Por un lado los proyectos de intranet se iniciaron con recursos humanos y herramientas escasas (los mismos Web masters que se ocupan del sitio y otras cosas). El otro caso, es que los usuarios que tienen que alimentar la información no tienen tiempo para aprender el uso del software que se utiliza para cargar contenidos. Complementando esta situación, nos encontramos con que la mayoría de las intranets se crearon con software de autoría de páginas como Front Page o Dream Weaver, que no son fáciles de usar para el lego.

CMS y la percepción en las organizaciones
La situación antes descripta ha conseguido que en algunas organizaciones comiencen a reaccionarse  y a considerar el empleo de software para la administración de contenidos. Durante años, los CMSs han sido utilizados para administrar los contenidos de grandes sitios Web.
No existe un enfoque único para la administración de contenidos. Lo que tienen en común los diferentes tipos de sistemas, es que todos son realmente complejos en su implementación. La complejidad nace de la necesidad de tener en cada desktop de la empresa la información relevante y confiable que cada uno necesita para los procesos en los que participa. La complejidad no se origina en el empleo del sistema en sí mismo por parte de la gente. Si no se consigue una intranet operable, toda inversión en CMS es negativa. Recordemos que esta clase de proyecto se puede reiniciar una vez y que, de fracasar nuevamente, no suele tener otra oportunidad por mucho tiempo.
La cantidad de proveedores de esta clase de soluciones crece y sus precios van siendo cada vez menores. En general, las soluciones de menor costo son las basadas en productos open-source maduros (o código fuente abierto) como, por ejemplo, Zope.
Existen miles de desarrolladores de estas soluciones, pero no son más de veinte los que acreditan una trayectoria exitosa entregando soluciones de nivel empresarial.
Como todo lo nuevo o reciente, esta clase de sistemas es percibida como de cierto riesgo. Son numerosos los ejecutivos de IT que nos han manifestado su temor a un costo total de propiedad difícil de cuantificar.

Cómo son las soluciones CMS
Esta clase de aplicación puede incluir funcionalidad de la más diversa  y no es fácil evaluar sus característica a la hora de realizar comparaciones. Esa diversidad hace que, a menudo, se caiga en el error de dar demasiado peso a la forma en que se muestran los contenidos en un determinado CMS y no a cómo los contribuyentes de la información podrán utilizar la aplicación (manualmente, mediante workflows automatizados, triggers, motores de cálculo, replicación, etc.).
¿Qué queremos decir con esto? Muy simple: si la incorporación de contenidos no es fluida y oportuna, las demás funcionalidades son superfluas.
Hay detalles que pueden ser tenidos en cuenta: Por ejemplo, en una intranet se necesita un dispositivo de búsqueda más potente que los usados en la mayoría de los sitios Web. Los tres modos básicos de búsqueda son: a través de listas, hipervínculos, y mediante un motor de búsqueda. En los sitios Web abundan las listas y los vínculos, pero en una intranet, los contenidos pueden llegar a ser muy volátiles debido a su naturaleza (pueden estar atados a períodos, cierres, etc.) y eso significa que los hipervínculos no son la solución ideal. Tener un excelente módulo de búsqueda es algo fundamental.

La especificación de requerimientos y cotización de una solución CMS
Aquello que comenzó siendo una especie de adorno organizacional que respondía a una moda electrónica, irá mostrando lentamente su intrincada naturaleza a medida que se intenta especificar requerimientos. La tarea durará meses, eso es seguro. El output de esa tarea será un documento proveyendo las bases para la evaluación de las propuestas que se lleguen a recibir y contemplará lo que hace a la funcionalidad, facilidad de uso, acoplamiento con la infraestructura y el skill existente, costos de licencias y otros.
Conseguir un presupuesto inamovible y 100% alcanzable no es para las aplicaciones CMS. Aunque se trabaje a conciencia y con la mejor calidad, el proveedor elegido querrá realizar lo que se denomina estudio de alcance y se ocupa de analizar en detalle la arquitectura de sistemas sobre la que se apoya la información de una empresa usuaria. Será necesario verificar dónde existen los metadatos (en general son datos que describen a los datos de producción o transacción para poder dimensionarlos de diversas formas) y esquemas de seguridad para establecer cómo se los puede conectar con el sistema CMS. Por supuesto, estos estudios de alcance los realizan los proveedores que ya fueron adjudicados con un contrato.
En realidad, los criterios para los precios de las licencias son bastante anárquicos. Algunos consideran la cantidad de servidores en los que se realizará la implantación, otros en la cantidad de usuarios, otros en lo que sea.
Aquí, hay que tener cuidado con las definición de lo que es un usuario. Hay que diferenciar bien entre quienes serán responsables de aportar contenidos y quienes los consultarán. En algunas empresas se aprovecha el pretexto de una solución CMS para descentralizar la distribución de contenidos (sobre todo si quien ejerce esa centralización genera dificultades o entorpece el avance), algo que puede funcionar, pero que puede generar costos de licencias de contribuidores aunque éstos sólo carguen un par de cosas al mes.
Es por muchas razones que conviene establecer claramente la cantidad de usuarios sin importar a quiénes considera usuarios el proveedor. Estas aplicaciones tienen muchos módulos, como los de creación de PDFs partiendo de código HTML, diferentes módulos de búsqueda, etc. Los costos de cada pieza tienen que ser tenidos bien en cuenta porque pueden incrementar notoriamente el costo de un sistema CMS.
Quienes piensen en la adopción de productos open source para ahorrar costo de licencias, no deben olvidar que eso puede achicar el gasto inicial, pero también puede aumentar los costos de desarrollo e integración, haciendo que el ahorro sea insignificante o negativo.

El costo de la customización de sistemas CMS
Este es un tema que venimos tocando cada vez que hablamos de algo nuevo. Nos ocurrió con los ERPs, luego con la modalidad ASP, con los CRMs y ahora con los CMSs. La necesidad de adaptación a la medida de una empresa puede cambiar dramáticamente de un caso a otro, aunque el problema no es ese. El problema es que el grado de customización requerido no saldrá a la luz hasta que no se realice el estudio de alcance. La forma en que realice este estudio el proveedor, el comprador o el integrador de sistemas, debe ser estudiada cuidadosamente.
La falta de precisiones que caracteriza a estas soluciones impide que el proveedor fije, por ejemplo, un nivel máximo. Eso llevará a que se vea obligado a facturar en términos del trabajo que debe realizar y puede ser un asunto muy serio si hay que integrar un sistema CMS con otras aplicaciones como el portal de recursos humanos o un sistema ERP, o bien cuando existe gran cantidad de contenidos heredados a ser migrados desde sus fuentes al CMS.
La necesidad de nuevo hardware, soporte, capacitación de administradores y usuarios y la posible pérdida de productividad durante la puesta en marcha de la intranet, son temas a contemplar en los cálculos. Nuevamente, estamos frente a un caso donde las buenas prácticas en la aplicación del concepto de TCO (Total cost of ownership) serán las que harán a la diferencia en la calidad, tiempo, costo y resultados de un proyecto CMS.

Elementos Clave en una aplicación CMS

 

§        Que quienes se ocupan de la creación de contenidos utilicen templates que no exijan de conocimientos técnicos.

§        Revisión de contenidos y su actualización basados en el empleo de un workflow automatizado.

§        Administración y control de las versiones de contenidos en forma sistemática.

§        Contenidos atados a sus respectivos metadatos y almacenados en un repositorio.

§        Reacondicionamiento de los contenidos según las audiencias a las que se dirigen en sus diferentes instancias.

§        Diseño del sitio independizado de la estructura de los contenidos.

§        No dejar ningún aspecto fuera del esquema de administrabilidad.

 

 

El retraso en su adopción no frenó el desarrollo de soluciones CMS
El tema Content Management está dentro de la sección ‘Asignaturas Pendientes del 2003’ porque en muchas organizaciones fue relegado o permanece en un estado incipiente, pero los desarrolladores, como es el caso de Cubika S.A., han seguido trabajando para disponer de soluciones world class dentro de un mercado que, como vimos antes, está muy atomizado. Hablamos con Sebastián Gryngarten, director de marketing de Cubika S.A., empresa especializada en el desarrollo de soluciones basadas en Java.
“Todos conocen el crecimiento exponencial que experimenta el volumen de información en las organizaciones. Este hecho ha traído aparejadas distintas cuestiones como la dispersión y duplicación de documentos en las redes corporativas, importantes niveles de congestión y cuellos de botellas en el manejo de la información, Intranets y sitios web desactualizados, crecimiento en los costos de mantenimiento, entre otros”, nos dice Gryngarten.
Gryngarten considera que la situación descripta “se debe a la ausencia de políticas y herramientas para organizar la información que circula dentro de las organizaciones. Existen miles de documentos dispersos en distintos lugares de las redes corporativas, lo cual resulta principalmente en altos costos de mantenimiento de la información y muy bajas tasas de colaboración entre individuos y departamentos. Por otra parte, la falta de herramientas sencillas para el manejo de los contenidos por los usuarios finales genera cuellos de botella en las áreas técnicas y, como resultado, las Intranets y sitios web de las organizaciones terminan totalmente desactualizados y por lo tanto dejan de utilizarse”.
En respuesta a estos problemas, empresas como Cubika desarrollaron soluciones de Gestión de Contenidos capaces de soportar los diferentes procesos relacionados con el manejo de la información que circula tanto interna como externamente.
¿Cuáles son los beneficios de esta clase de solución?  “Content Management es una revolución en cuanto al manejo de todos los activos digitales que circulan en las organizaciones. La implementación de una solución de Content Management resulta fundamentalmente en reducciones de costos y en mejoras, tanto en la productividad, como en las comunicaciones internas entre empleados y externas con proveedores, clientes y socios de negocio”.
¿Cuál es la diferencia con otros sistemas de manejo de información? “Las soluciones de Content Management permiten descentralizar la publicación de información, brindando a los usuarios finales herramientas sencillas para crear, gestionar, publicar y distribuir contenidos dentro y fuera de la organización. De esta forma, se logra la independencia de áreas técnicas para la gestión de información, se eliminan los cuellos de botella y se acortan los tiempos en todo el circuito de manejo de contenidos.
Un gestor de contenidos unifica en un mismo repositorio información dispersa, permitiendo la reutilización de documentos y reduciendo a la vez los costos de mantenimiento. Respecto de la  organización de los contenidos, las soluciones de Content Management proveen herramientas de organización y catalogación de la información. De esta manera, la búsqueda de contenidos y documentos para realizar las diferentes tareas es más ágil y rápida. Y la información se encuentra ordenada, verificada y aprobada, lista para ser utilizada”, continúa Gryngarten.
¿Por qué se habla de aumento de la productividad de los usuarios? “Básicamente, existen dos motivos. El primero es que los integrantes de la organización toman conciencia acerca del potencial de toda la información corporativa como herramienta de negocio. Un empleado bien informado realiza mejor su trabajo y toma mejores decisiones. El segundo motivo es que se reducen los tiempos en las tareas de la gestión de contenidos y documentos. Así, los empleados pueden realizar tareas que antes de tener la solución no podían efectuar por falta de tiempo.  
Otro de los beneficios es el logro de mayor satisfacción de clientes y socios al poder manejar su relación con la empresa en base a información actualizada, precisa y presentada de manera ordenada.
¿A qué se debe que no haya soluciones totalmente empaquetadas en CMS? “Las aplicaciones de negocio de una solución de Content Management son variadas, y responden a varios requerimientos de acuerdo a las necesidades de cada organización. Se puede implementar una solución de Content Management en un web site, en portales corporativos (intranets, extranets), en aplicaciones de e-learning, soluciones de gestión del conocimiento, y en publicaciones electrónicas como diarios, revistas, boletines, newsletters y otros”.
¿Qué tecnología utilizaron para el desarrollo de su solución CMS? “Cubika eligió para el desarrollo de su solución de Content Management, Cubika Dynamic Content Server, la tecnología Java 2 Enterprise Edition (J2EE), que conforma estricta adherencia a estándares abiertos. Es escalable, modular, flexible, y presenta compatibilidad cross-platform con total independencia del hardware, sistema operativo, etc.  En este sentido, permite no solo reutilizar la infraestructura existente sino también asegurar las inversiones en tecnología a largo plazo”.