Sugerencias de Polycom para mejores videoconferencias

9 May 2014 en Las Agencias Informan

A partir de una encuesta realizada a ejecutivos, la compañía especializada en soluciones de comunicación unificadas, detalló un conjunto de recomendaciones para ayudar a las empresas a mejorar las reuniones de video. La videoconferencia es una herramienta esencial para mejorar la colaboración en equipo y cerrar la brecha física y cultural entre las personas que hacen negocios a distancia. Para ser eficaces, los participantes deben entender las reglas de etiqueta empresariales y las normas que rigen para lograr reuniones exitosas.

 

Polycom, a partir de una encuesta realizada a ejecutivos que utilizan a menudo las herramientas de videoconferencia, estableció algunos puntos clave que se deben tener en cuenta durante una reunión de video.

Existen 3  puntos básicos que se deben respetar para garantizar que la videoconferencia sea eficaz. En primer lugar, es fundamental asegurarse de que los micrófonos estén bien posicionados, ya que la correcta audición es primordial para el éxito de la videoconferencia. Los participantes deben hablar despacio y con claridad para facilitar la comprensión del resto, en especial cuando hay participantes bilingües.

Asimismo, es vital establecer un contacto visual mirando a los colegas como si estuvieran en la misma sala y que todos estén visibles en la pantalla. Finalmente todos los encuestados coincidieron que es muy importante que el acceso a la tecnología y su uso sea sencillo a fin de ahorrarles tiempo a los participantes, como así también disponer de una alta conexión y seguridad de grado empresarial.

Por otra parte hay 3 situaciones fundamentales que deben evitarse, entre las que se destaca  la eliminación de todo tipo de música, ruido o decoración que pueda distraer al resto de los asistentes o impedir un correcto desarrollo del encuentro. Los ejecutivos coincidieron también en que es importante que durante la reunión, las personas no deben ser vistas haciendo otra cosa o aburridas, sino por el contrario tomen nota, hagan preguntas y demuestren interés.

Por último es imprescindible escoger correctamente el lugar desde donde se va a llevar a cabo la videoconferencia y apagar el celular a fin de evitar interrupciones.

Las reuniones de video en la actualidad permiten tomar decisiones complejas con mayor rapidez ya que posibilita reunir a participantes de varios países y culturas. Por eso es fundamental tener en cuenta estos consejos a la hora de participar de una videoconferencia.