Procter & Gamble mejora eficiencia y costos con tecnología y servicios Xerox

German Pampuro2Datamation relevó este caso de éxito en el que Procter & Gamble consiguió menores costos y mayor organización y agilidad para su alto volumen de impresión.

Antes de pasar a la entrevista realizada a Germán Pampuro, Site Services Leader de la compañía, hagamos un breve repaso del contexto. Las tareas de impresión en esa empresa se realizan con 96 equipos distribuidos en varias sedes. Son equipos multifunción en blanco y negro y color, que imprimen, copian, envían faxes y escanean. También hay impresoras blanco y negro y color y algunos equipos exclusivamente dedicados a la impresión de facturas y remitos. El volumen aproximado es de 400.000 páginas mensuales en blanco y negro y 30.000 en color. Damian Torreiro, Key Account Executive de Xerox Argentina, se refirió a este caso diciendo “Se ha conformado entre P&G y Xerox una sinergia de negocio, dónde el ahorro de costos, productividad, innovación, optimización y management se destacan en esta sociedad tecnológica.”

Iniciando la entrevista, Germán Pampuro nos da un panorama general de la organización. “Hace más de 20 años que tocamos y mejoramos la vida de los argentinos. P&G Argentina opera con tres plantas de producción en el país. Dos están ubicadas en Pilar, provincia de Buenos Aires. Una de ellas produce el detergente Magistral y jabones para lavar la ropa Ariel y Ace (líquidos y polvos). La otra elabora los alimentos para mascotas Iams y Eukanuba. La planta ubicada en Villa Mercedes, provincia de San Luis, fabrica los pañales descartables Pampers.  Utilizamos toda la capacidad instalada, para  abastecer al mercado local y regional.

La demanda de impresión en los sitios de P&G está basada en impresión de documentos y reportes en las oficinas generales, mientras que en las plantas se suma la impresión de facturas, remitos, órdenes de movimiento de materiales y planos en tamaño A3,” nos dice Germán.

A continuación, le pedimos que realice una breve descripción de la infraestructura general de IT de su compañía y que nos explique cuáles eran las aplicaciones que generaban mayor demanda de impresión.

Pampuro responde: “P&G utiliza aplicaciones a nivel global como SAP para administrar todas las operaciones. Además, para casos de administraciones más particulares por plantas se cuenta con servidores locales que tienen interacción con SAP. Adicionalmente dentro de SAP se cuenta con desarrollos personalizados para cumplir con reglamentaciones argentinas entre las que esta la impresión de códigos de barras en las facturas y remitos. La mayor demanda de impresión en las plantas y centro de distribución está relacionado con los documentos de SAP. Estas impresiones representan un volumen de casi 200.000 impresiones por mes, que es un 60% de las impresiones totales,” resume Pampuro.

Cuándo le preguntamos acerca del problema o necesidad que se presentaba para contemplar la necesidad de una solución o servicio de impresión administrada, Germán nos responde: “La administración de los insumos, reparaciones y compra de impresoras estaba descentralizada en cada área por lo que no se podía tener un correcto control de los gastos ni tampoco un estándar de equipos a utilizar. El poder estandarizar y definir procesos para los servicios de impresión, además del control de gastos y generación de ahorros en las impresiones fueron las principales necesidades para contemplar la solución de impresión administrada.

Respecto a la elección de Xerox como proveedor de servicios de impresión administrada, Pampuro nos informa que “fue hecha por una licitación a nivel global en la que se definió a Xerox como proveedor preferido para todas las oficinas que posee P&G. Localmente junto con el área de compras se habían realizado algunos estudios y evaluaciones para la implementación en Argentina, pero finalmente en base a la elección global se optó por Xerox como proveedor de la solución de servicios de impresión.”

Xerox resultó ser un proveedor ideal para Procter & Gamble porque “la innovación es el motor de P&G. Además de los beneficios en la simplificación y centralización de la administración, Xerox aporta valor agregado a la solución incluyendo servicios como impresión segura, scan-to-email e impresión desde cualquier dispositivo con solo enviar un correo (Smart Print),” agrega el entrevistado.

En un proyecto de esta envergadura, nos preguntamos si las metas o resultados esperados, fueron definidos y solicitados por la gente de P&G o si surgieron del expertise de Xerox cuando se le planteó el problema. “La implementación de Xerox a nivel regional tuvo la meta de un ahorro del 10% y una reducción a un equipo por cada 25 a 30 personas dependiendo del tipo de site, estas metas fueron acordadas entre ambas empresas para lograr implementaciones exitosas y con el menor impacto para los empleados. Además de los ahorros en dinero y cantidades de equipos, se propusieron mejoras tecnológicas como el scan-to-email y la impresión segura,” nos dice Germán, quién, al referirse al inicio del proyecto, agrega que “el relevamiento realizado preliminarmente consistió en dos visitas a cada sitio, en cada visita se tomaron información de los contadores de las impresoras para obtener un estimado de consumo mensual, además de relevar las ubicaciones de las impresoras y necesidades de cada área. En base a toda la información relevada se presentaron las propuestas con los equipos necesarios por área y la solución óptima para cumplir los objetivos propuestos por las implementaciones.”

Germán Pampuro describe a los beneficios obtenidos en términos de costos, procesos del negocio, agilidad operativa y administrabilidad. Sus apreciaciones son las siguientes:

  1. Costos: Al centralizar las impresiones y contar con doble faz en todas las impresoras no sólo obtuvimos ahorros por disminución de impresiones sino que también ahorros en la compra de papel. Esta reducción de costos fue de aproximadamente 10%.
  2. Procesos del negocio: Los procesos de negocio se vieron simplificados al poder contar con la posibilidad de realizar copias y escaneos desde la mayoría de los equipos.
  3. Agilidad operativa: Se obtuvo mucha flexibilidad al contar con los servicios de impresión segura y el servicio de smartprint para poder obtener el trabajo de impresión en cualquier impresora Xerox de cualquier oficina de P&G del mundo.
  4. Management: Al centralizar el management de todas las impresoras en un técnico de Xerox y gracias a las herramientas de administración ayudaron a reducir los tiempos de inactividad de los equipos ya que es posible conocer con anticipación las impresoras que necesitaran reposición de insumos.

A continuación, le preguntamos a Germán si existió algún proceso del negocio que se vio particularmente favorecido por la utilización del nuevo servicio o modalidad de trabajo. Nos responde que “un punto  importante fue la confidencialidad de la información, al utilizar la impresión segura garantiza que la impresión no se realizara hasta que el empleado se encuentre frente a la impresora evitando que impresiones sensibles queden en la bandeja de impresión y puedan ser leídas por personas no autorizadas.”

En el desarrollo del proyecto, según relata Germán Pampuro, no hubo dificultades fuera de las consideradas normales. “Cualquier cambio para los usuarios tiene dificultades y un periodo de adaptación, pero los equipos Xerox cuentan con una interfaz muy clara y con la información necesaria para realizar las tareas. Luego de los primeros usos de los servicios, los usuarios comenzaron a aprovechar todos los beneficios de los nuevos equipos y ellos mismos promovían a los nuevos usuarios la utilización.”

Según el entrevistado, el nuevo modelo de administración favoreció especialmente a ciertos usuarios: “En el caso de P&G que cuenta con oficinas en todo el mundo y muchas personas viajan mucho entre las distintas oficinas, la implementación del servicio de impresión administrada ayudo a que estas personas no dependan de una persona local para realizar impresiones sino que desde una página web puedan instalarse la impresora más cercana o utilizar la función de smartprint para recuperar el trabajo enviado por correo en cualquier impresora.”

Pampuro recomendaría a sus colegas de otras organizaciones que contemplen el caso de Procter & Gamble porque “el servicio de impresión administrada puede ser implementado por cualquier empresa que quiera reducir costos y obtener el mayor beneficio del servicio de impresión. Como parte del servicio no es solo el cambio de los equipos de impresión, son muchos otros servicios que se utilizan mediante sus equipos. Entre ellos está la impresión segura, escaneo y envío por email y la impresión a cualquier equipo de Xerox con solo enviar un correo e ingresar en la impresora el código devuelvo por email.”

 Finalmente, Pampuro cierra la entrevista comentando que, “a nivel global, Procter & Gamble se enfoca en una política de inversión constante en innovación por la que destina más de 2,000 millones de dólares anuales en Investigación y desarrollo, un 60% más que su competidor directo y más de lo que lo hacen la mayoría de sus competidores combinados. Con este marco, la implementación de Xerox en P&G Argentina ayudó a mejorar todos los servicios de impresión incrementando la confiabilidad y beneficio para todos los empleados y proceso de negocio utilizados en la compañía.

Un gran volumen de impresión en Argentina está relacionado con impresión de facturas, notas de crédito, débito, remitos y reportes de SAP para los cuales los equipos Xerox fueron totalmente compatibles y se pudieron configurar nuestros sistemas para tener una integración total sin tener impacto en el negocio, sino más que nada tener beneficios en la velocidad y eficiencia en la impresión de los mismos.”