Costos y prestación de servicios contratados bajo la lupa

Las empresas que utilizan servicios contratados son numerosas y generalmente grandes. El manejo de la contratación y del seguimiento de la performance y costos de la ejecución, es una función del management que debe perfeccionarse continuamente. En algunas organizaciones los servicios contratados insumen hasta un 70% del gasto o inversión que se realiza en determinadas operaciones o proyectos. Esto se hace muy evidente en industrias como las de la construcción de grandes obras, exploración y explotación de gas y petróleo, minería e infraestructura de utilities, entre otras.

Sabemos que los encargados de contratación ponen especial cuidado en las especificaciones que incluyen en sus acuerdos con proveedores de servicios. Pero también sabemos que una vez iniciada la ejecución de esos acuerdos, comienzan a jugar factores relacionados con elementos ambientales, de capacidad de equipamientos, desempeño humano, tiempos, costos, autorizaciones, vigencia de prestaciones y muchos otros.

La modularidad de los ERP juega en contra

La mayoría de los sistemas ERP se constituyen en módulos que atienden a las diferentes áreas de las operaciones empresariales, tales como ventas, facturación, producción, abastecimiento/compras, etc. Para modelar un proceso de negocio que atraviesa los diferentes módulos que el usuario tiene implementados, en la mayoría de los ERP se requiere de prolongadas actividades de “costura” entre esos módulos. Suelen aparecer requerimientos de desarrollo y sincronización, entre otros. La mayoría de los ERP hacen agua a la hora de hacer un seguimiento punta-a-punta de la contratación y ejecución de servicios.

La importancia de la información

“La información debe permitir negociaciones simples y efectivas, que no entorpezcan el desenvolvimiento de la operación del negocio,” nos dice Gary McWilliams, CEO de iLatina Busines Services, la empresa pionera en la implementación de software as a service (SaaS) en Argentina y la región sudamericana.

La solución de iLatina ha sido creada especialmente para remediar las deficiencias clásicas de los software ERP corporativos. Se implementa en plazos increíblemente breves y tiene un esquema de precios por usuarios. Esos usuarios pueden estar dentro de la compañía que adquiere la solución, como ser parte de los contratistas con los que opera esa organización.

La aplicación forma un perfil del contratista tomando sus niveles de precio históricos, niveles de servicio, sus indicadores de seguridad y medio ambiente, entre otros muchos. Toda la información puede ser vista por ítem, unidad de negocio, compañía y país, además de poder compararse con servicios y ofrecimientos similares de otros potenciales contratistas.

 

La aplicación de iLatina, ODIS Servicios, tiene capacidad para importar y exportar de los sistemas centrales o ERPs que las compañías utilizan. Esto cubre todo lo referente a los procesos de solicitud interna de contratación operada desde el ERP y también pueden generarse solicitudes desde la misma aplicación ODIS.

La aplicación controla elementos como:

          Monto total del contrato

          Monto por concepto

          Fecha de finalización

          Retenciones por garantía de cumplimiento

Además, utiliza un esquema de listas de precios, donde conserva un registro de quién los ingresa o aprueba; controla plazos de vigencia y envía alertas cuando se avecinan fechas de vencimiento de los ítems; posibilita los ajustes de precios mediante índices previamente pactados y, por otra parte, realiza una verificación para que todos los recursos a utilizar estén en regla. Esto último, refiere a equipamientos, situación de trabajadores utilizados por el contratista, permisos, licencias, ARTs, seguros y muchos otros factores que hacen al riesgo operativo.

El control de la ejecución

Cada contratación se traduce en órdenes de servicio que deben tener una contraparte en partes diarios de seguimiento. El sistema controlará cantidades y montos consumidos por cada ítem de servicio. Por ejemplo, si un contratista debe transportar diez toneladas de un material determinado por día y hace un viaje con un vehículo con capacidad menor en tonelaje, el sistema detectará la falencia. También detectará potenciales duplicaciones de facturas para un mismo equipo, una misma fecha y franja horaria.

Otra de las funciones es la de ofrecer información de costos acumulados en forma previa a la contabilización y en tiempo real, por proyecto, compañía, región y otras dimensiones.

Del lado del contratista

El contratista deberá informar un parte indicando cantidad de unidades utilizadas, ítems empleados, lugar de ejecución del trabajo, tiempos empleados y descripción del servicio. El sistema permite utilizar diferentes modelos de partes para un mejor control.

Por su lado, el supervisor autorizado de la compañía contratante deberá aprobar o rechazar los ítems en sus partes diarios. Verá cómo es el parte que ingresó el contratista y lo validará o rechazará. El sistema realizará la imputación contable por ítem y controlará el precio de los mismos verificando que estén vigentes en la lista de precios y que su cantidad no exceda el máximo permitido en un período determinado.

ODIS relaciona todas las gestiones para la consulta de todas las órdenes de servicio, partes diarios y facturas asociadas a esas operaciones.

El modo de operación de la aplicación

ODIS de iLatina opera desde la nube y gestiona todo en tiempo real. No requiere de implementación de recursos on-premise y no tiene limitaciones de acceso por región o sitio, por más alejado o inhóspito que sea. Una conexión Internet móvil es suficiente.

Los usuarios pueden acceder a una mesa de ayuda que tiene registro de toda la imagen funcional del cliente y usuario.

Como resultado de su aplicación, las importantes empresas que ya utilizan esta solución han logrado agilizar sus procesos de nuevas contrataciones e integración de los datos e indicadores. También consiguen un perfecto control de la ejecución con foco en las desviaciones de los importantes costos involucrados. La compañía usuaria puede ver en tiempo real toda la performance del cumplimiento del contrato. La eliminación de períodos de incertidumbre o tiempos que median entre contrataciones y fechas de finalización, evita sorpresas, reduce riesgos y costos imprevistos.