“Papeleo” el reto a vencer en las empresas

adobeAdobe (Nasdaq:ADBE), en colaboración con IDC, desarrolló el estudio The Document Disconnect: Hidden Opportunity, Big Payoff. A partir de una encuesta aplicada a un universo de 1.500 entrevistados –entre directores, CFO y CIO del mundo–  en la que se abordó la “desconexión de documentos”como un problema generalizado que afecta a todas las áreas funcionales de la empresa, se llegó a las siguientes conclusiones:

  • Los encuestados dijeron que su equipo consume más de un tercio (36 %) de su tiempo en trabajo administrativo y menos de dos tercios (64 %) en atender sus objetivos.
  • 46 % expresó no estar seguro de tener copias de todos sus contratos y más de la mitad (51 %) mencionó tener problemas con documentos que están traspapelados o perdidos.
  • 77 % aseguró que los faltantes en la automatización de sus sistemas existentes y la falta de integración entre ellos son factores que impactan negativamente a la experiencia que le pueden brindar al cliente.
  • 81 % indicó que los problemas surgen ya que tienen distintos sistemas o aplicaciones que no se comunican entre sí o porque las personas con las que tienen relaciones de negocios fuera de la organización usan otros sistemas o aplicaciones.
  • 36 % de los líderes de negocios trabajan con contratos en los que faltan firmas, iniciales o fechas o con firmas erróneas.
  • 51 % mencionó que los documentos muchas veces no son archivados correctamente o se pierden.
  • 46 % de los líderes de negocio aceptaron que la falta de visibilidad debido a procesos documentales ineficientes disminuye su capacidad de planear, analizar y presupuestar.

 

En promedio, de tres a cinco personas –en algunos casos hasta siete– tienen que revisar, aprobar, firmar o tomar acción en relación a un documento en particular. Si la empresa no cuenta con un proceso controlado y efectivo de principio a fin, esto se convierte en una experiencia negativa para el cliente. Y es que a decir del estudio de IDC:

 

  • 72 % de los líderes de negocio coincidió que mejorar estos procesos de documentos incrementaría la satisfacción de sus clientes o incrementarían el valor de la marca.
  • 82 % de los líderes de negocios indicó que sus equipos serían mucho más productivos si las aplicaciones que necesitan todos los días funcionaran bien en sus dispositivos móviles.
  • 19 % de los documentos con los que trata el departamento de Ventas son en papel, 56.7 % son una mezcla de papel y digital, y sólo 22 % son completamente digitales.

Solución Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud es la solución especialmente diseñada para una correcta gestión  de documentos. La innovadora solución resuelve el desperdicio y la ineficiencia asociados con la desconexión de documentos físicos y digitales. Aunado a ello, la interacción entre empresas que no cuenten con soluciones Adobe es perfectamente viable y sin contratiempos.

A partir de las famosas soluciones Adobe PDF y Adobe Acrobat, las empresas pueden alcanzar importantes beneficios, como:

  • E-Firma desde cualquier dispositivo

ü  Formas web para simplificar el proceso de e-firma.

ü  Distribuir contratos en más de 28 idiomas.

ü  Administrar el envío masivo y administración de diferentes grupos en su empresa.

  • Rastreo.

ü  Saber en qué parte del proceso se encuentran los documentos importantes (quién ya firmó, quién falta de autorizar, etc).

ü  Prueba de entrega (ahorro en gastos de mensajería).

  • Control

ü  Proteger información crítica.

ü  Hacer que los documentos firmados sean no editables, auditar firmas.

ü  Obtener prueba de identidad antes de firmar.

ü  Habilitar el certificado digital para firma.

  • Integración

ü  Integrar los documentos a los procesos y sistemas que ya existen en su organización como CRM, HCM, CMS y más.

ü  Desarrollar API’s para la integración sencilla de soluciones de terceros (almacenamiento de documentos, rastreo y administración de transacciones).

ü  Trabaja con Adobe Creative Cloud y Adobe Marketing Cloud.

ü  Adobe Acrobat DC y los servicios de Adobe Document Cloud están incluidos en la membresía de Adobe Creative Cloud, con la posibilidad de trabajar con todo el contenido en formato PDF desde cualquier lugar.

ü  Los servicios de e-Firma en Adobe Document Cloud pueden ser integrados con formas de Adobe Experience Manager para una experiencia impecable.

“Está comprobado que el 19 % de los documentos con los que trata el departamento de Ventas son en papel, 56.7 % son una mezcla de papel y digital, y sólo 22 % son completamente digitales. Por eso, la promesa de Adobe Document Cloud es clara: si las empresas migran sus documentos a formatos digitales, compatibles con otros sistemas externos, la experiencia del cliente podría mejorar exponencialmente”, señaló Luis Caballero, Regional Sales Manager para México, Centroamérica y Caribe de Digital Media.

Adobe Document Cloud ofrece a las compañías ventajas de negocio únicas, como:

  • Aumentos hasta del 36 % en las utilidades
  • Reducciones en costos del 30 %
  • Disminuciones de los riesgos del negocio en un 23 %

La oferta para Enterprise viene enriquecida con beneficios, como Adobe Acrobat DC y servicios de Adobe Document Cloud incluidos en la membresía de Adobe Creative Cloud. “Hoy es posible trabajar con todo el contenido de  PDF desde cualquier lugar y vivir una experiencia más rica gracias a servicios de e-Firma en Adobe Document Cloud listos para ser integrados con formas de Adobe Experience Manager y así vivir una experiencia impecable”, concluyó.