La importancia de una buena administración del e-mail

14 Oct 2004 en Aplicaciones

Muchas organizaciones dependen del e-mail en sus comunicaciones de negocio (documentos, órdenes de compras, cotizaciones) y su velocidad y bajo costo lo han convertido en una herramienta ideal. Los e-mails pueden interactuar con numerosos sistemas del tipo ERP, CRM, ventas, etc.
El problema es que el e-mail, que aparece como tan fácil de usar, es en realidad muy difícil de administrar en modo efectivo. Una de las razones es el inmenso volumen de e-mails que circula en una organización tipo. Además, solemos dar un mal uso a esta herramienta y mandar mails sin controlar si tienen errores o contenidos reservados. Siendo que el e-mail roza a tantos otros sistemas, se ha convertido en principal canal de ingreso y ataque para hackers, virus y otras amenazas.
Una reciente investigación de Butler Group recomienda seguir ciertos lineamientos respecto al e-mail. En primer lugar, no asumir que siempre los usuarios finales conocen los riesgos de la eliminación de un e-mail, por ejemplo. Tampoco se puede confiar en un proceso de mera retención de todos los e-mails, ya que lo importante es tener la capacidad de recuperarlos, que no siempre existe. Otro aspecto importante es que gran parte del conocimiento de la empresa reside en e-mails que, por su naturaleza, no son fácilmente accesibles para el apoyo a la toma de decisiones.
Un saludable sistema de e-mail es entonces fundamental para la salud de una organización. La transmisión de información confidencial o sensible vía Internet puede tener un costo tremendo para el negocio, además de costarle el puesto a alguien. Si bien el e-mail es un canal de comunicación entre personas, requiere de las políticas y tecnologías de administración para su manejo efectivo.  E-mail no es sólo problema de IT y si se lo ve así, se estará solucionando en el corto plazo a un problema que será permanente.
Recuerden que un par de cuentas hotmail no son el equivalente a un plan de recuperación ante desastres y que el robo de información se facilita tremendamente bajo esa variable.