La Compañía Pesquera que Optimizó sus Operaciones con Dynamics NAV de Microsoft

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El caso Arbumasa. La pesquera que optimizó sus procesos de negocio con Microsoft Dynamics NAV

Datamation entrevistó a Ulises Sasovsky, responsable de IT en la compañía pesquera Arbumasa. Esta empresa logró establecer procesos confiables, visibles y estables mediante la implementación del ERP Dynamics NAV de Microsoft.
Actualmente, Arbumasa utiliza Microsoft Dynamics NAV 2009 Release 2 basado en SQL Server 2005 x64. “Tenemos 30 usuarios y algunos clientes remotos que se conectan en contadas ocasiones desde España. Tres sitios unidos por vínculos dedicados de 2MB y 512Kb,” nos dice Sasovsky.
La gente de Arbumasa seleccionó esta solución ERP debido a que se presentaban problemas para administrar y controlar adecuadamente la información de los procesos del negocio. Le pedimos a Ulises que nos de una idea de cuáles eran las dificultades que debían superarse y nos responde: “En aquél momento se utilizaban bases de datos individuales por cada oficina (tres oficinas, en Puerto Deseado, Comodoro Rivadavia y Buenos Aires), y al finalizar la semana se generaba un archivo en dos de ellas, que luego se importaba en la base de datos central en Buenos Aires. Además, la información estaba dividida en varias bases de datos (Existencias, Contabilidad, Caja, Ventas). Estas situaciones generaban importantes demoras y desviaciones.
Existen casos en los que las dificultades descritas en el párrafo anterior pueden no tener impacto en el desempeño del negocio, pero este no era el caso de Arbumasa ¿Cuáles eran entonces esos puntos álgidos para el desempeño de la organización? Según Sasovsky, “el principal problema era obtener información confiable dentro de parámetros de tiempo razonables. Por ejemplo, la generación de un informe complejo de costos de producción podía demorar una semana, y estaría basado en datos de una antigüedad superior a dos meses. Hoy podemos generarlo en horas, y basado en los datos existentes al momento de emisión,” nos dice Ulises.
Luego, prosigue explicando: “Otro problema importante era la calidad de la información. La falta de controles cruzados entre sistemas hacía que se generasen inconsistencias entre ellos, que debían resolverse por confrontación con la realidad.”
En un escenario como éste, imaginamos que la implementación de un ERP integrado no debe haber sido un tema sencillo. En general, estas implementaciones se van realizando gradualmente, a veces por áreas o departamentos. Por eso le preguntamos a Ulises cuál fue el grado de utilización se alcanzó, progresivamente, en los primeros 3, 6, 9 y 12 meses. Su respuesta nos sorprende, ya que nos dice que “desde el primer día de puesta en marcha se estaba utilizando el sistema para aquellos módulos que íbamos a implementar. Esto incluía:
–          Contabilidad
–          Ventas y cobros
–          Compras y pagos
–          Existencias
–          Producción
–          Proyectos
–          Recursos
La respuesta de Sasovsky nos sorprende y nos lleva a preguntar qué etapas recorrieron antes de llegar a la puesta en marcha. “Antes de esa instancia requerimos 3 meses de paralelo y varios más de diseño, migración, capacitación y pruebas. La implantación tuvo una duración aproximada de un año,” nos explica.
Como suele ocurrir en toda implementación, existen áreas que son más complejas o trabajosas a la hora de parametrizar o adaptar la solución ERP. Por esa razón, le pedimos a Ulises que nos cuente en qué áreas hubo que trabajar más o las cosas se presentaron más difíciles.
“La valuación de existencias y todo el proceso productivo requirió de mucho análisis previo. También el circuito de autorización de documentos, que combinamos con archivos digitales y podía requerir varias autorizaciones en diferentes oficinas,” resume Sasovsky.

Sabemos que un ERP no puede hacer todo lo que hacen todas las empresas. Siempre existirán temas puntuales que resolver y por esa razón es importante contar con un entorno de desarrollo ágil y lo suficientemente simple de utilizar. Al respecto, Ulises nos explica que “NAV tiene un entorno de desarrollo tremendamente amigable, diseñado específicamente para servir en un entorno de gestión. He visto cómo un contador sin experiencia terminaba programando sus propios reportes, salidas y entradas de información, e incluso haciendo modificaciones no muy extensas al sistema y tras sólo unos meses de aprendizaje. Lo que puede hacer un desarrollador experimentado con la asistencia de un consultor de NAV está prácticamente librado a la disponibilidad de tiempo y su imaginación, y nosotros como clientes elegimos pagar el costo adicional que nos brindó la posibilidad de realizar nuestras propias modificaciones al sistema sin requerir de un consultor externo,” nos explica.
Es interesante que en Arbumasa hayan optado por no recurrir a consultores externos y que parte de esa capacidad haya surgido de contar con la posibilidad de desarrollar. Al respecto, Ulises nos dice que “La principal ventaja que te brinda la posibilidad de desarrollar, es la potencialidad de adaptación. Sobre todo en países como el nuestro, con tantos cambios de reglamentación y legislación, hay muchas cosas que no se pueden prever dentro de un sistema como para que sean parametrizables, y es necesario alterarlo para cumplir con las necesidades de esa nueva realidad. Por supuesto que la integración con el estándar sufre cuantas más profundas sean nuestras modificaciones, y eso lo sentiremos a la hora de realizar upgrades funcionales del sistema. Afortunadamente, NAV es tan completo que podemos pasar años sin justificar un upgrade funcional.”
Al referirnos al tema costos, le preguntamos a Ulises si son costos crecientes, decrecientes o estables. “Claramente el costo decrece con el tiempo, pero a lo largo del tiempo va estabilizándose hasta pasar a ser un costo fijo prácticamente previsible. Nunca dejamos de requerir cierto nivel de soporte y mantenimiento del sistema,” nos explica.
Respecto a los updates o upgrades que han necesitado, el entrevistado nos dice que “Microsoft tiene una política de updates bastante activa, que no siempre es necesario seguir estrictamente. Cada caso requerirá análisis independiente para evaluar si es aplicable a las necesidades de cada implantación. Los beneficios pueden apuntar a la resolución de bugs en la funcionalidad o la aplicación, o la incorporación de alguna nueva funcionalidad o ventaja tecnológica al sistema.”
En cuanto al soporte recibido de parte de Microsoft, Ulises nos deja sin ningún comentario. “No somos la clase de cliente que recurre mucho al proveedor.”
Finalmente y al pedirle un comentario relacionado con la tecnología de Dynamics NAV y si es que le ve proyección futura, además de posibilidades en entornos de colaboración, Ulises concluye diciendo: “Definitivamente se trata de tecnología con proyección a futuro. Las últimas versiones de NAV traen una excelente integración con el paquete Office, y la base de datos es SQL, con lo que su desarrollo tecnológico va aparejado al del motor. La última versión es completamente compatible con la web y en lenguaje .NET. Trae soporte para un cliente sharepoint y también se integra con Communicator.”