IBM y Microsoft encaminados hacia un email más poderoso


A finales de enero de este año IBM realizó su conferencia ConnectED en Orlando, Florida. La nueva solución de email de IBM, bautizada como Verse, se convirtió en la estrella del evento. Verse es una nueva solución de email que utiliza analíticos para aprender y entender el comportamiento de los usuarios.

Basándose en la tecnología de analíticos Watson de la propia IBM, cada interfaz de usuario puede ser compuesta automáticamente en base a las prioridades y forma de trabajo de ese usuario.

La idea detrás de esta propuesta es la de aumentar la productividad de los usuarios y lograr que la comunicación, principalmente la del email, se comporte en función de los procesos de trabajo que deben ser atendidos en la organización.

En los últimos años, el email ha ido incorporando una variedad de usos que van más allá del mensaje ya que se utiliza para discusiones, colaboración, reuniones e incluso archivado. Si bien para ciertas tareas, tales como el planeamiento de proyectos, existen herramientas más específicas, los empleados de las empresas en general no quieren utilizar otra herramienta que la que ya tienen activa durante todo el día. Esto se traduce en que terminen tratando de hacer todo con un programa de email y así pierdan tiempo ubicando la información necesaria.

Esta dependencia es la que mueve a IBM con su Verse y a Microsoft con su proyecto Office Delve. Una nueva generación de sistemas de email atendería a esta necesidad que la gente tiene de operar con una interfaz de comunicación única. Tampoco hay que olvidar en este plano a Google que ya tiene una posición dominante en el espacio del email.

Verse de IBM y los analíticos en el email

Verse utiliza un sistema de analíticos basado en la nube. Filtra los mensajes y sugiere cuáles son aquellos a los que uno debería prestar atención. Esto lo realiza aprendiendo la cadena de management, los reportes directos a jefes y demás empleados. Describe los mensajes en base a su criterio de importancia.

Existen muchas formas de destacar lo importante. Solemos por ejemplo marcar a los remitentes cuyos mensajes no podemos dejar de atender. Pero Verse también puede decidir por sí mismo cuáles mensajes deben ser vistos primero. Para ello utiliza diferentes métodos, tales como el acceso a la lista o directorio de miembros de la empresa para entender las relaciones jerárquicas y la cadena de autoridad. “Nunca quiero perderme un mensaje del jefe de mi jefe. No recibo muchos, pero cuando ocurre no quiero perdérmelos y no quiero tampoco estar buscándolos en mi bandeja de entrada,” nos dice Kramer Reeves, director de productos de colaboración y mensajería en IBM.

Verse también tiene en cuenta el volumen de mensajes que recibe cada uno, extrayendo así conclusiones sobre los clientes más importantes o miembros del equipo de trabajo, por ejemplo.

Esta funcionalidad estará disponible en poco tiempo, tal vez semanas. Además, IBM está trabajando en la siguiente fase. Por ejemplo, cuando alguien tiene una reunión, Verse presentará todos los mensajes relevantes a esa reunión para evitar que uno deje de lado algún punto importante. De esta manera, favorece el funcionamiento de grupos, tanto en equipos, como en grupos circunstanciales.

Según Reeves, el siguiente paso será el de opera a nivel de proyectos completos. “Digamos que se inaugurará una nueva sucursal. Todos los involucrados querrán tener las comunicaciones relacionadas, programas, archivos, videos, etc. El foco se pone en todo lo que es importante en el proyecto.”

Analíticos para el trabajo en equipo

Además de lo que hemos visto y que podríamos definir como las funciones de un motor de indexado, IBM dice estar trabajando en analíticos para el trabajo en equipo. Por ejemplo, si un cliente copia a sus colegas o pide que se los incluya en alguna circular, el sistema busca información sobre esas personas en fuentes como Twitter u otras, para que se tenga una idea de quiénes son.

Otra de las vertientes de analíticos es la que se ofrecerá a los administradores de comunidades para darles una mejor vista de cómo utilizan su tiempo los miembros de esas comunidades. Podrá analizar cuánto tiempo se utiliza en reuniones con clientes, el volumen de emails intercambiado, etc. Así se podrá monitorear si la gente de ventas invierte el tiempo adecuado en clientes, si el volumen de emails nos dice algo y si existen medios para mejorar la productividad.

La mayoría de la gente, para ser honestos, no confía en que una máquina pueda entender las prioridades e importancia de las relaciones y comunicaciones de trabajo. De hecho, hace falta un medio que permita que la gente entienda porqué el sistema toma las decisiones y entonces se provea una vía de modificación. De ese tema, todavía no se ha hablado.

Office Delve de Microsoft, en camino

Son numerosos los analistas que opinan que estas ideas que estamos viendo son buenas. Pero al mismo tiempo queda claro que todavía hace falta mucho más para reinventar el email y lograr que su nueva “inteligencia” sea realmente útil. En general, ven a IBM y a Microsoft en una senda que puede aproximar al punto deseable.

Verse es visto como un buen elemento para manejar la bandeja de entrada, si bien no es todavía agente de un cambio de base. Le faltarían cosas como conversación e intercambio de archivos, por ejemplo. En cambio Delve de Microsoft parece ser capaz de ofrecer una nueva experiencia de usuario en lo que hace a buscar y compartir contenidos.

Se espera que Microsoft realice mayores anuncios sobre Delve en su evento Ignite, que se realizará a principios de Mayo. Por el momento, se puede mencionar a un blog de Julia White, miembro del equipo de Office 365, quién posteó un breve resumen de la forma en que trabaja Delve. Allí destaca que un “tejido inteligente” denominado Office Graph (posiblemente por el principio de la matemática de Graph, nada que ver con gráficos), aplica aprendizaje de máquina para mapear conexiones entre las personas, contenidos e interacciones que se producen en el ambiente de Office 365.

Los contenidos operables incluyen adjuntos de emails, links compartidos en Yammer, Office 365, videos y OneDrive for Business. Además, Delve incluirá alcance para utilizar elementos más allá de Office 365, según promete el post de White.

Los analistas ven un futuro amplio para esta clase de soluciones. Por ejemplo, su relación con la tecnología de wearables, sensores, IoT y herramientas de planificación empresarial.

Habrá que ver qué hace la gente con todo esto cuando lo tenga que aplicar en su trabajo diario. Creo que la mayoría de nosotros solemos utilizar un pequeño porcentaje de la capacidad de los productos (al igual que la de nuestro cerebro!).