QlikViewEn el marco del evento QlikView Qustomer Qonference, José Refort gerente del recientemente creado Gabinete de Dirección de Edenor, presentó el caso de éxito de la tecnología de QlikView en la mejora de procesos de gestión de la empresa.

El gabinete de Dirección es un grupo de trabajo creado recientemente, con reporte al Comité de Directores y con el objetivo de modernizar la gestión de la compañía a través del desarrollo de diversas herramientas de inteligencia de negocio basadas en QlikView. El alcance del gabinete es amplio, implica a todos los sectores relevantes de la Compañía.

Recordemos que Edenor distribuye electricidad en forma exclusiva a la zona Noroeste del Gran Buenos Aires y al sector norte de la Capital Federal, lo cual abarca una superficie de 4.637 km2 (0,2% de la superficie del país) con una población de aproximadamente 7.300.000 habitantes (17% de la población total de Argentina).

Refort resumió los indicadores operativos de la organización de la siguiente forma:

–Cantidad de Clientes: 2,7 Millones

–Energía Distribuida 2012: 20,739 GWh

–Ventas 2012 : usd 647 Mill.

–Oficinas Comerciales: 27

–Cantidad de Facturas Anuales: 20 Millones (300 Mill.de registros)

–Ciclos de Facturación Mensuales: 19

–Ciclos de Facturación Bimestrales: 38

–Medios de Pago: 10

El Desafío Técnico

EdenorEdenor es la mayor distribuidora de electricidad de la República Argentina, con una base de usuarios que supera los 2.700.000, lo cual implica un volumen de información muy significativo en cada uno de sus procesos de negocio (comercial, reparaciones, mantenimiento, reclamos, compras, etc).

El problema que se presentaba era que la empresa no contaba con un sistema capaz de manejar eficientemente este volumen de información, menos aun de relacionarla para potenciar su utilización. De esta manera, se generaban demoras en todos los procesos que requerían manejos de grandes volúmenes de datos, de manera que no se llegaba en forma óptima a la toma de las decisiones de negocio por información incompleta o directamente la imposibilidad de resolver problemas complejos.

El escenario y la elección de QlikView

En la compañía existen en funcionamiento las siguientes aplicaciones:

SAP, Nexus: Administración de la red y reclamos, Ordenes de Trabajo: Gestión de trabajos de reparaciones y mantenimiento, CC&B: Sistema Comercial (recientemente implementado), Microlectura: Gestión de lecturas de consumos, Sigmo: Administración de acciones de cobro y de Proyecto técnico.

Como Edenor es una empresa controlada por Pampa Energía, se tuvo en cuenta un hecho que hace a la experiencia de esa organización. Pampa Energía utilizó satisfactoriamente QlikVie durante 4 años para sus negocios de generación eléctrica y no se dudó en aplicar esta misma herramienta en una organización con igual finalidad, como lo es Edenor.

En Pampa Energía se implementaron las siguientes aplicaciones: Control de Gestión, Presupuesto de Gastos, Despacho de Energía, Mantenimiento de Plantas, Consolidación Contable.

El Problema: Proyección de Cobranzas

Como consecuencia del volumen y la complejidad de los procesos de facturación y cobranzas, el area Comercial encontraba grandes dificultades a la hora de realizar la proyeccíón de cobranzas que requería la Tesorería para la planificación del manejo de fondos, demandando la misma un gran esfuerzo para llegar a valores que luego reflejaban desvíos significativos contrastados con la realidad.

La mencionada situación, además, se daba en un contexto de stress financiero para la Compañía, que no cuenta con una situación de caja que permita absorber desvíos significativos de las estimaciones de recaudación.

La Propuesta de Solución

Determinar la conducta de pago de los clientes en términos de plazos y canal de pago

Aplicar dicha conducta a:

– Las facturas emitidas e impagas

– Las facturas proyectadas

Obtener proyección de pagos

Sumar días necesarios para la acreditación en cuenta de Edenor

Obtener la proyección de Cobranza por día/canal/tarifa

Aquí cabe destacar que las condiciones para la implementación de una solución no eran precisamente simples. El sistema comercial sobre el cual se basó la aplicación había sido recientemente implementado al momento de comenzar el proyecto.

Los clientes reciben la factura con anticipación a su vencimiento y en forma continua se emiten facturas (38 ciclos de 3 o 4 días de duración). Los pagos se producen anticipadamente, en término o en forma vencida, con mayor concentración alrededor de la fecha de vencimiento. Adicionalmente, existen diferentes modalidades de pago, las cuales tienen asociados plazos de acreditación y conductas de pago diferentes:

•Cheques, efectivo y tarjetas de débito

•Débito Automático

•Interbanking

•Pago Directo

•Pago en bancos

•Transferencias Oficiales

GrafEde

Lógica de cálculo de las matrices

Se toman todas las facturas de un determinado período que haya concluido más de 60 días atrás y que se considere representativo para la proyección

Se identifican las facturas que continuan impagas

Para las pagadas se calcula el momento en que fueron abonadas respecto de la fecha de vencimiento

Negativo: pagada antes del vencimiento

Cero: pagada en la fecha de vencimiento

Positivo: pagadas con posterioridad al vencimiento

Se obtiene el promedio ponderado de pago por día

Periodicamente se revisan los resultados anteriores para detectar cambios de tendencia que requieran ajustes

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Los Resultados/Outputs de la Aplicación

-Principal:

Proyección de Cobranzas por día y su contrastación con datos reales.

Al trabajar sobre saldos (facturas impagas), cada recarga contempla todo lo pagado hasta ese momento, autocorrigiendo gran parte de los desvíos.

-Extras:

-Sensibilidad al % de impagos

-Posibilidad de análisis por canal de pago y por tarifa

-Intervalos de confianza

-Cuentas a Cobrar y Morosidad

Resultados Obtenidos

El principal resultado positivo fue que se produjo una significativa mejora en la estimación. La estimación se acercó notablemente a la recaudación real.

Pero esa es tal vez la punta del iceberg. Veamos:

Herramientas necesarias para analizar desvíos, en caso de que hubiere

Significativo ahorro de tiempo por actualización diaria y automática de las proyecciones

Detección de errores, lo cual facilitó la estabilización del nuevo sistema comercial

Sólida base para la gestión de la morosidad y cualquier otro desarrollo sobre el sistema comercial

Reportes adicionales que facilitaron la operatoria de la compañía

             Parte del proyecto de implementación del sistema comercial

             Adicionales

Aceptación del equipo de trabajo y la propia herramienta

Próximas Etapas del Proyecto

Con el éxito de esta primer etapa, se decidió seguir adelante con más aplicaciones de inteligencia y gestión. Y son las siguientes:

Gestión de la Morosidad

Gestión de Mantenimiento y Reparaciones

Detección de fraude

Gestión de Compras, Contrataciones e Inventarios

Optimización de la red

Auditoría

Creemos que, con esta reproducción parcial de la presentación de Refort de Edenor, hemos dejado una clara imagen de la potencia y capacidades de las herramientas de BI de QlikView.