Control de documentos y contratos para la reducción del riesgo

 

C-DOC

 

 

 

 

 

 

C-DOC

La solución administra contratos y documentación de toda la organización.

En una organización de cierto porte se suscriben numerosos contratos y convenios. Van desde los contratos con proveedores de servicios a personal temporal. A su vez, están los contratos y compromisos contraídos con clientes, entes reguladores, organismos fiscales y otros.
La documentación que rodea a las operaciones de una compañía es abundante y no es fácil tenerla presente en cada evento. Por ejemplo, el service de una red de computadoras concurre a realizar una reparación o ampliación y, si toca algún equipo que está en garantía, dicha garantía de fabricante se perderá. Si un contratista ingresa a un predio con un equipo pesado que no está previsto en las pólizas de seguro y ocurre un accidente, las consecuencias serán graves, sobre todo si, además, quién lo conducía no tenía sus credenciales en orden o no estaba autorizado para el ingreso.
Los ejemplos abundan y pueden incluir a políticas de compliance, protección del entorno, recursos humanos y muchas otras. Todo será trabajoso o inconsistente si las normas que se documentaron oportunamente no están al alcance de los actores en el momento en que se producen los eventos relacionados con las mismas.
La documentación con vencimiento, los contratos con documentación variada y múltiples requerimientos, han sido históricamente difíciles de administrar. Para solucionar este problema se han creado múltiples soluciones que arrancan de la administración de contenidos o CM (Content Management). Pero esas soluciones no han sido creadas pensando en la misma problemática que genera la documentación en el día a día de las empresas.
En Argentina se ha desarrollado una solución que puede resolver estos problemas. Se trata de C-DOC, un entorno integrable con todos los ERPs y con la flexibilidad de configuración que lo hace adaptable a diferentes industrias y legislaciones/normas/regulaciones de diferentes países. La automatización del proceso documental permite optimizar el control de todo lo relacionado a contratos con proveedores y clientes, además de normas, regulaciones y leyes. El proceso de autorizaciones de acceso también se automatiza en cuanto a su administración como al control de acceso a plantas, oficinas o yacimientos.
El objetivo de C-DOC es el de minimizar riesgos legales y potenciales pérdidas económicas mediante el control que antes hemos descrito y la sistematización mediante un workflow ajustado a las operaciones de cada organización.
Entre sus principales funciones tenemos: Administración y clasificación de proveedores; Administración de recursos por proveedor; Administración de documentos y sus atributos; Asignación de documentos requeridos a cada tipo de recurso; Designación de responsables por tipo de recurso o área; Ingreso de los datos de los recursos por parte del propio proveedor; Vista de la administración de contratos para proveedores; Asignación de recursos por contrato y Administración de documentación presentada en general.
La solución C-DOC cuenta con:
–    Interfaz con el módulo de contrataciones de los ERPs
–    Acceso Web con almacenamiento cloud
–    Carga de información por parte de los proveedores
–    Workflow de aprobación
–    Semáforo de alertas por mail en casos de vencimientos
Los beneficios son numerosos y cada organización encontrará los propios y la forma de ejecutar su automatización de contratos y documentación utilizando una interfaz gráfica sencilla. El sistema opera con un repositorio central único con la documentación asociada a los contratos con terceros y dada su estructura, genera un nuevo canal de comunicación entre contratistas y las diferentes áreas de una organización. El sistema cumple con los estándares de seguridad de mayor uso en el mercado y puede ser integrado con otros sistemas como los de control de acceso físico.

Para mayor información, sírvase enviar un email a: mlia@datamation.com.ar