Caso de éxito: Gestión Compartida resuelve la Administración de Contratistas con Exactian

Gestión Compartida Jorge Adorno

Jorge Adorno, Gerente de Control de Contratistas de Gestión Compartida

Gestión Compartida debía agilizar el manejo de numerosos y variados contratistas, algo que resultaba crítico para sus operaciones y negocio. Para ello, adoptó una solución de Administración de Contratistas que le permite funcionar en forma mucho más ágil y segura. Datamation consultó a Jorge Adorno, Gerente de Control de Contratistas y a Leonardo Sturfeiguen, Director de la firma que proveyó la solución, Exactian. Entre ambos, nos explicaron el camino que siguieron para llegar a concretar esta solución que facilita los aspectos de seguridad y cumplimiento de normas, además de muchos otros requerimientos que surgen cuando se opera utilizando gran cantidad y variedad de contratistas.

Qué es Gestión Compartida

Desde hace más de 15 años Gestión Compartida es una organización que se especializa en brindar servicios de outsourcing para grandes empresas de Latinoamérica. La compañía cuenta con un equipo multidisciplinario con el fin de garantizar una atención eficiente y de alta calidad, que cubre no solo los requerimientos cotidianos de sus clientes, sino también potenciales contingencias que requieren flexibilidad y rápida respuesta.

A nivel tecnológico, su política de actualización permanente la lleva a contar con software y hardware de avanzada, para  establecer un manejo veloz y seguro de grandes volúmenes de información. Su sólida experiencia en BPO genera que los clientes de Gestión Compartida observen mejoras concretas en su rentabilidad y puedan destinar sus recursos al core de sus negocios.

Cómo era la situación que debía solucionarse

Adorno nos comenta que en el año 2007 existía la problemática de desconocer el volumen y situación de personal externo vinculados a proveedores y empresas contratistas; los desvíos previsionales, condiciones laborales y de seguridad preventiva generaban una situación de inconsistencias al momento de afrontar litigios legales, para ello se creó el departamento de Control de Contratistas.  Su finalidad es la de controlar la documentación laboral, previsional, de seguros, de higiene y seguridad, entre otros documentos especiales propios de la política interna.

Uno de los rubros que resultaba prioritario era el de las actividades de construcción. Allí era necesario minimizar los riesgos en las contratistas de la firma Cablevisión S.A.. En los más de 8 años en la actividad, comenta Adorno, “fuimos desarrollando métodos de control para cada una de las Unidades de Negocios del Grupo cubriendo diferentes rubros como Obras, Telecomunicaciones, SSGG, Consultoras, entre otras; hasta llegar también a la puesta en producción del sistema EXACTIAN como motor de gestión diaria tanto para nosotros los operadores como para nuestros Clientes y Contratistas.-

A continuación, le preguntamos qué elementos fueron tenidos en cuenta a la hora de elegir el camino a seguir.

Adorno explica que elementos o etapas contemplado incluyeron en principio el aspecto Legal, con el relevamiento y asesoramiento desde las áreas de Legales para determinar las obligaciones para nuestras empresas contratistas, fue la base de nuestros controles.

Luego, debíamos determinar el universo de empresas externas, sus rubros y complejidades que cada actividad conlleva para determinar una matriz de riesgo en cada caso, esto requirió de una conexión, concientización y capacitación con cada una de estas empresas para lograr finalmente ser homologadas y puestas en control mensual y/o eventual.

En la última etapa y en función a las exigencias del mercado, se han relevado una decena de plataformas de control para localizar la mejor aplicación web y así sistematizar todo el trabajo diario con la visión de brindar un servicio ágil, transparente el cual permita monitorear en tiempo real la situación de documentación para cada empresa contratista y también la situación de éstas para cada uno de nuestros clientes y todo esto sólo con acceso a internet desde cualquier dispositivos.

¿Cómo llegaron a considerar la utilización de una solución de software específica?

“Cuando hablamos de solución pretendemos claridad, agilidad resolutiva, capacidad de informes y registros; en el mercado hay varios sistemas de control, pero la mayoría no tiene un valor agregado si pretendemos desarrollos a corto o mediano plazo y posibilidad de emitir reportes en línea, en tiempo real y con el nivel de detalle deseado,” comenta el entrevistado.

¿Cuál fue la razón que llevó a la elección de Exactian?

Adorno responde que, desde el primer momento, Exactian se destacó por la flexibilidad y respuesta en la necesidad planteada; como prueba inicial habían solicitado la carga en sistemas de diferentes escenarios con todas las complejidades que el rubro de control de contratistas genera y sólo EXACTIAN fue capaz de resolver mediante una demostración cada uno de los caso mostrándoles así la madurez y solidez de su sistema.

Los resultados alcanzados

“Desde el ángulo de lo operativo, nos minimizo en un 34% el tiempo operativo de control, esto en función a la modalidad de autogestión de documentos por parte de las empresas contratistas y las alarmas y comunicados automáticos con los reclamos de documentos. Sobre los Reportes, nuestros clientes tiene disponibles más de 180 tipos desde un estado general de sus empresas hasta un informe ejecutivos de evolución. Más productividad, en tiempos más breves.

Exactian Leonardo

Leonardo Sturfeiguen, Director de Exactian

Qué es Exactian. Responde Leonardo Sturfeiguen, Director de la firma.

“Exactian es una plataforma web orientada al control de contratistas que fué desarrollada teniendo en cuenta todas las variables que requieren las grandes compañías para minimizar los riesgos asociados a estas contrataciones y a su vez agilizar y centralizar la información en un único ambiente de control,” nos dice Sturfeiguen.

Cuándo le preguntamos qué desafío representó un cliente de la complejidad de Gestión Compartida, nos dice que “el desafío fué importante dado que en un mismo cliente se concentra la calidad de PARTNER y CLIENTE. Con lo cual había que prever un crecimiento del negocio en el mediano plazo y que el mismo fuese sustentable desde la plataforma.”

Luego, Sturfeiguen relata que a lo anterior se sumaron infinidad de problemáticas debido a las distintas actividades que desarrolla Gestión Compartida, tales como televisión por cable, diarios, radios, canales de TV por aire, productoras, etc. etc. “Esto nos obligó a dedicar muchos tiempos de consultoria y análisis para la correcta parametrización de la solución y la aplicación de criterios y metodologías uniformes para todo el grupo,” agrega.

En qué grado se adaptó la solución de Exactian

Sturfeiguen nos cuenta que la solución se adaptó en un 100 % previa customización de la misma desde las herramientas nativas que posee, es decir sin tocar “linea de código” ni incorporación de desarrollos a medida.

Al referirse a los resultados alcanzados, nos dice que los objetivos de la primera etapa se lograron con éxito y en los tiempos previstos. Pero existe una segunda etapa con nuevos objetivos adicionales a los ya vistos.

Esta segunda etapa se orienta a captar nuevos clientes de Gestión Compartida como partner y para lograr los objetivos hemos previsto el desarrollo de una nueva plataforma muy ambiciosa que permita gerenciar desde una vision “cross” a todos las empresas o clientes que están involucradas en los procesos de control.

“Gestión Compartida planea convertirse en nuestro partner más relevante mediante un desarrollo exponencial del negocio y una política comercial agresiva.  Por ende nuestros desafíos tecnológicos serán cada vez más ambiciosos en términos de conectividad con otras aplicaciones, desarrollos mobile, geoposicionamiento, controles de acceso y otros,” concluye diciendo Sturfeiguen.

 

 

 

  • ¿Cuántos clientes y en qué países utilizan Exactian?

 

Actualmente en Argentina, Exactian cuenta con aproximadamente 60 clientes, casi todos son compañias multinacionales de primer nivel. Estas compañias a su vez administran con la plataforma un total estimado de 8000 empresas, 50000 empleados y 20000 vehículos.

 

En cuanto al desarrollo de negocios en otros paises estamos iniciando operaciones en USA, Chile, Brasil, Ecuador, Colombia, Perú y Bolivia.