Mejores prácticas para administrar la calidad de los datos

21 Oct 2015 en Sin categoría

Prácticamente ninguna compañía está en condiciones de eludir el proceso de administración de la calidad de sus datos, especialmente aquellos considerados cíclicos. Los estudios realizados en numerosas organizaciones, muestran que la gran mayoría sólo utiliza una porción de la información disponible para darle forma de accionables que aumenten el rendimiento del negocio. Por otra parte, en general no tienen en claro cuál es el costo asociado al hecho de que los datos sean de calidad mediocre; a veces inexactos o inconsistentes.

Si se tiene en cuenta la gran cantidad de ingresos que las empresas resignan debido a la mala calidad de la información, es algo que obliga a un cambio en las estrategias dirigidas a la calidad de los datos. Se hace mandatorio pasar de las clásicas esporádicas depuraciones, a un ciclo de calidad de datos basado en planes de gobernabilidad. La gobernabilidad de los datos es un proceso de mejora de calidad continuo. Debe asociarse a todos los niveles de la organización y ser capaz de detectar información errónea siguiendo políticas y procedimientos de aprobación capaces de alcanzar y mantener la calidad de los datos.

Y aquí se presenta la necesidad de establecer claramente quiénes serán los responsables a cargo de la gobernabilidad de los datos. Y la respuesta a ése interrogante es: todos. Es por eso que varias de las mejores prácticas incorporan la participación de los usuarios de las líneas del negocio en los proyectos de calidad de datos.

 

En una presentación publicada por el staff de analistas de Enterprise Applications Today, se detallan cinco mejores prácticas dirigidas a la mejora de la calidad de los datos.

 

Realizar un diagnóstico de la calidad de los datos

El mejor punto de partida para este logro de mejoras y morigeración de los problemas de datos, es sin duda un análisis completo del estado actual de los datos de la organización. La información con errores, inconsistencias, con duplicaciones y con campos vacíos, suele ser difícil de identificar y corregir. Esa es la causa por la que los datos equívocos pueden encontrarse profundamente enterrados en los sistemas legacy; o bien se trata de datos recibidos desde fuentes externas como proveedores de servicios de datos, aplicaciones externas y canales de medios sociales, por ejemplo.

Un análisis realizado en la forma de un proyecto independiente, entregará a la organización un informe que debe ser bien detallado. Ese informe incluirá estadísticas precisas y detalladas sobre la calidad de los datos de toda la organización. A partir de este diagnóstico, la empresa puede formular o refinar su estrategia de administración de la calidad de sus datos. No existe una estrategia genérica. Cada organización debe trazarla a la medida de sus necesidades que son únicas. Y, como parte de esa estrategia o bien como táctica de implementación, se definirán las políticas de gobernabilidad capaces de atender a los requerimientos específicos de su administración de datos.

 

Crear barreras protectoras de la calidad de los datos

Los datos de una empresa son un activo crítico y estratégico. La organización debería contemplarlos como un activo muy confidencial. Al igual que otros activos esenciales de la corporación, los datos que contienen sus sistemas de información tienen un valor financiero. El valor de los datos crece y se correlaciona con la cantidad de gente que tiene acceso o capacidad de utilizarlos. Poblar un warehouse de datos o sistemas de manejo del negocio con datos imprecisos no sólo imposibilita vistas o insights claros del negocio y la colección de datos accionables. También hará daño a los datos que sí son correctos.

Una especie de firewall virtual para la calidad de los datos detectará y bloqueará los datos malos en el momento en que ingresan al entorno de la organización. De esa manera actúa como una prevención proactiva que evitará que los datos malformados se diseminen en los reservorios de la empresa. Una solución amplia para la administración de la calidad de los datos que incluye un firewall para la calidad de los mismos, trabajará en base a reglas del negocio predefinidas. Así, identificará dinámicamente los datos inválidos o corruptos ni bien son generados o a medida que fluyen desde fuentes externas.

 

La ventaja de unir la administración de datos con BI

Pero para proteger la usabilidad accionable de los datos y su calidad, no bastará con tener políticas de gobernabilidad bien establecidas. El altísimo volumen de datos que hoy circula dentro de los sistemas empresariales puede hacer que resulte muy difícil mantener la calidad de los datos en momentos pico. Las mejores prácticas no equivalen al trazado de utopías. Sabemos que no es posible administrar la calidad registro por registro, ni gobernar en forma individual a cada pieza de datos que se recoge en la organización. La clave del éxito está en la identificación y priorización de los diferentes tipos de datos que requieren de procesos de gobernabilidad.

Por su parte, las soluciones de BI (Business Intelligence) que hoy son utilizadas en casi todas las empresas permiten, a través de su misma experiencia de uso, determinar cuáles conjuntos de datos son los que tienen mayor probabilidad de ser utilizados. Esos datos deberían ser un objetivo ineludible para la administración de calidad y gobernabilidad. Luego deben crearse procesos de colección de datos que son de la mayor utilidad en algún aspecto. Por ejemplo, tomando el plano comercial, podrían ser datos de preferencias manifestadas por los clientes o información de compras. Esa clase de datos, que en ese ejemplo tiene que ver con el desempeño de ventas y crecimiento del negocio, debería ser movida con alta prioridad a un repositorio para su depuración y análisis.

 

Usuarios de las líneas de negocio como administradores de datos

Se trata de convertir a los usuarios en administradores de los datos que utilizan. En las organizaciones desarrolladas vemos que los profesionales de las áreas de negocio necesitan sentirse dueños de los datos que van creando y alimentando a los sistemas de IT. Eso ha llevado a que muchas compañías crearan un rol de gobernante de datos para la administración de la calidad de los mismos de punta a punta.

El director de gobierno de datos es generalmente seleccionado de un grupo de negocio y se convierte en el principal punto de referencia para todas las necesidades de ese grupo en lo que hace a datos. Algunas organizaciones tienen diferentes roles para gobierno de datos con el objeto de representar diferentes áreas del negocio. Esta especie de supervisores de datos tienen un protagonismo de liderazgo en la resolución de problemas relacionados con la integridad de los datos y también actúan como vínculo con el grupo de gente de IT que administra la infraestructura de información subyacente.

 

La creación de una mesa de gobierno de datos

El principal objetivo que se persigue con la implementación de una mesa o equipo de gente encargada del gobierno de datos, es el de mitigar los riesgos que pueden surgir en procesos y sistemas de toma de decisiones que se basan sustancialmente en procesos de datos. Estas mesas de trabajo incluyen a miembros usuarios del lado negocio y del lado IT. Son responsables por la institución de políticas de datos y estándares. Deben garantizar la existencia de mecanismos capaces de resolver problemas relacionados con datos, facilitando y promoviendo proyectos de mejora de la calidad de esos datos. Además, deben ocuparse de encaminar acciones proactivas para evitar que se produzcan problemas con los datos.

 

Conclusiones

Un gobierno de datos exitoso se inicia con una estrategia de administración de datos sólida y claramente definida. Se apoya en la selección e implementación de una solución avanzada para la administración de la calidad de esos datos. Para una administración de la calidad de datos que sea efectiva, resulta clave la creación de equipos que se ocupen de la integridad de los datos. Esos equipos se componen de gente de IT y de usuarios del negocio. Es aquí donde los usuarios del lado negocio deben asumir el principal rol en la preservación de la calidad de todo dato entrante. Mientras que los equipos dedicados a la integridad se encargan de que se cumpla el plan de administración de la calidad de los datos, también es importante contar con una buena solución de administración de la calidad de los datos. Esto hará que la estrategia resulte más efectiva ya que facilitará las tareas de creación perfilar, transformar y estandarizar la información.