BPM, más que procesos optimizados

 Las empresas y organizaciones de todo tipo se están volcando hacia las soluciones BPM principalmente con los propósitos de conseguir visibilidad sobre sus entornos operacionales y el de crear mayores eficiencias.

Cuando se encara el concepto BPM (Business Process Management) y antes de contemplar soluciones concretas de los proveedores de tecnología, cabe definir cuál será el objetivo de su aplicación. Las empresas y organizaciones de todo tipo se están volcando hacia las soluciones BPM principalmente con los propósitos de conseguir visibilidad sobre sus entornos operacionales y el de crear mayores eficiencias. Comercialmente, lo más promocionado de BPM es su capacidad de crear procesos optimizados y las soluciones que se ofrecen cuentan con una variedad de mecanismos para esa función. Pero la capacidad de modificar el modelo de procesos es sólo una parte del problema y los potenciales usuarios deberían tener en cuenta también a la infraestructura técnica en la que se ejecutarán los artefactos de procesos. Volviendo a los beneficios, es cierto que la optimización de procesos es el beneficio más orientado a los ?quick wins? (logros inmediatos) dada sus capacidad de reducir costos automatizando procesos y reduciendo sus tiempos de ejecución. Cada paso o estadio de un proceso está siempre asociado a un costo, al igual que ocurre con el tiempo que se tarda en completar una actividad del mismo. Es así que la optimización se considera parte de un enfoque de reducción de costos, aunque no deben olvidarse otros aspectos de la optimización, como pueden ser la mayor amigabilidad del proceso con usuarios o la reducción de la cantidad de excepciones que requieren intervención humana. Al enfocarnos en los procesos, vemos que existen tres principales categorías: la centrada en la actividad humana, la centrada en sistemas y la centrada en contenidos. Aquí, los interrogantes son: si es que estas tres categorías deberán ser optimizadas en formas diferentes y si la solución o motor de procesos puede administrarlas a todas. Cuando se analizan las diferentes clases de procesos, se hace evidente que existen muy pocos casos en los que existe un tipo que sea único y opere en forma aislada. Es por esa razón que la optimización debe ser vista en forma muy amplia y detallada. La firma consultora inglesa Ovum, del grupo Datamonitor, recomienda algunos principios básicos. El primero, es que las organizaciones establezcan conceptos que permitan comprender a los diferentes tipos de procesos. En segundo lugar, tener claro que la optimización de procesos es diferente a la optimización del motor de procesos que se utiliza. En cuanto a tecnología o infraestructura, Ovum entiende que la elección del adecuado artefacto de procesos es clave en la optimización. Por último, recuerda que los elementos de los procesos centrados en la actividad humana, son mucho más difíciles de optimizar.

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